中国科学院文献传递服务规范（试行）
中国科学院国家科学图书馆文献传递与馆际互借服务工作组
2003年3月制订
2006年8月第一次修订
2009年7月第二次修订
1. 总则
1.1 本规范依据《中国科学院文献传递与馆际互借服务体系管理条例》制定，是中国科学院
文献传递工作的标准性规范文件。参加该服务体系的成员馆应按照本规范的有关规定提供服
务。
1.2《中国科学院国家科学数字图书馆文献传递服务规范》的修订权、解释权归中国科学院
国家科学文献传递与馆际互借服务工作组。
2．文献传递服务内容
2.1 本馆馆藏：各成员馆应提供对本馆收藏的各种载体的期刊论文、会议论文、图书 (章节)、
科技报告、专利文献、标准等文献的查询与传递。
2.2 中科院所属图书馆馆藏：各成员馆有责任将本馆不能满足的文献传递申请转发到中科院
所属其他文献入藏馆进行传递。
2.3 第三方图书馆文献：承担委托代理服务的成员馆应按照本馆注册的代理服务范围提供文
献查询与传递服务。
2.4 学位论文与特种文献：中科院各研究所的学位论文、馆藏古籍、缩微品、视听资料等
文献是否提供传递服务，由各成员馆根据有关版权规定和本馆规定决定是否提供。
3.文献传递服务方式
3.1 自助服务：个人（课题组）用户成为注册用户后，可自助通过个人（课题组）帐号登录
服务系统请求文献传递服务、接收文献。
3.2 代理服务：个人（课题组）用户无论是否经过注册，均可将文献请求通过电子邮件等方
式提交给本单位图书馆馆际互借员，由馆际互借员认证后统一提供文献查询、接收/转发文
献等服务。
3.3 服务方式的选取：自助或代理服务方式的选择应充分尊重个人（课题组）用户的意愿。
4.用户注册/开通服务
4.1 制定本所用户注册办法：中科院文献传递服务目前的服务对象限定为院内读者。各成员
馆应遵循方便用户的原则，根据本所具体情况，制订本馆个人(课题组) 用户注册办法。
4.2 公告本所用户注册方法：利用本所图书馆主页、告示栏、电子邮件等形式向本所用户
公告注册方法。
4.3 审批用户注册申请：接到本所（馆）用户的注册请求后应在2小时之内完成其用户的身
份认证、核对注册信息及审批。
系统-读者管理”中为其“添加读者”。
核对注册信息及审批。拒绝注册时需准确选取或注明拒绝原因。
4.4 建立预付款账户：批准用户注册的同时通知用户交纳予付款，为其在“文献传递管理系
统-读者财务管理”中建立预付款账户。
4.5 开通服务：预付款账户建立之后，其文献传递读者系统登录帐号生效。应及时通知用户服务开通，
4.6 用户离所：个人用户离所前，检查其登录帐号申请是否完成处理并办理预付款退款、删
除个人登录帐号、财务帐号的操作。
5. 文献传递提供服务流程
5.1 除新建研究所因不具备文献资源而无法提供服务以外，成员馆均应开通利用服务和提供服务的双向服务。
5.2 接收服务请求：各成员馆应打开“事务邮件提醒”功能，每日及时接收文献传递服务申请单并及时进行处理。
次并在当日进行处理。
馆应在接到“催办通知”后4小时之内完成处理。
5.3 打印用户申请单：必要时可打印用户申请单,以方便提取文献。
5.4 确认本馆馆藏：检查用户申请单的内容,检索相关目录，确认本馆是否有馆藏。
5.5 转发提交申请：对本馆因各种原因不能提供的普通请求，在接到申请4小时内完成向院内其他馆藏馆转发申请，获取文献后及时提供给用户。在转发申请单过程中,应首先向系统内有馆藏的成员馆转发，若系统内其他成员馆也无法满足读者需求时，可根据读者提交请求时对委托代理服务条款的接受与否，选择向系统内委托代理馆转发此请求：如果申请单的委托代查条款显示”同意”,可以将申请单转发到委托服务代理馆，有代理馆通过系统外第三方机构获取文献。 如果申请单的委托代查条款显示”不同意”,则不得将申请单转发到委托代理馆，并进行申请单拒绝处理，结束此申请单的查询。
5.6委托代查请求：确认本馆不能满足用户所需文献后，在1个工作日内按用户要求的查询范围完成委托请求的查询与发送请求。收到文献后及时传递给用户。
5.7 提取文献：按照用户申请单提取文献并记录文献提取状态。
5.8 更正文献源信息：对于用户申请单提供的有误、不详文献出处，利用各种检索工具进行
必要的更正或补充，需要时与用户进行沟通。
5.9 扫描/复印文献：按照用户申请单请求的文献传递方式进行文献的扫描或复印。
送。研究所成员馆应根据本馆情况，尽力保证扫描/复印文献的质量。
5.10 传递文献：按照用户申请单请求的文献传递方式传递文献，因设备故障等原因需要变
更传递方式时应及时与用户沟通。文献发出后如发现文献被退回应做出重发或联系用户等处
理。
5.11 完成请求处理：文献成功发送之后及时进行“完成请求处理”操作。
按实际发生费用进行“修改确定”。
理结果。
6.成员馆用户服务流程
6.1 公告服务细则：利用图书馆主页、告示栏、电子邮件等形式公告本单位集中服务（代理
服务）的方式和有关服务细则，包括提交请求方式、费用、服务周期、版权等。
6.2 接收服务请求：每天上下午至少各1次接收本单位用户以email、代理服务请求单等方
式提交的服务申请并在当日进行处理。必要时与用户沟通确认所提交的请求并说明费用、服
务周期等。
6.3 检索本馆馆藏目录：确认用户所需文献在本馆的馆藏情况。
6.4 确定文献入藏地：对因各种原因本馆馆藏无法提供的文献，应在当日利用联合目录等检
索工具确定馆藏地并向外馆转发提交请求。
6.5 更正文献源信息：对于用户提供的有误、不详文献出处，利用各种检索工具进行必要的
更正或补充，以保证准确提交服务请求、获取文献。
6.6 选择出借馆发送请求：原则上优先选择中科院文献传递服务系统成员馆发送请求，需
要选择院外图书馆时，应综合考虑费用、传递速度、满足率、传递方式、服务质量等因素，
保证为用户经济、快速、优质的提供文献。
6.7 接收/转发文献：注意查询提供馆的服务状态，及时接收提供馆发送的文献并在第一时
间转发给本单位用户。提交请求时,可将最终用户作为文献收件人提供给文献发送馆。
6.8 服务查询/咨询：接受用户的各种服务咨询、查询并及时提供相应的服务，必要时，应
及时与出借馆或文献传递服务中心取得联系。
6.9 服务费用结算：按照文献传递管理系统的“结算功能”与本单位用户进行结算，并以以结算单等方式通知用户。
6.10服务统计：定期对服务情况与资源利用情况进行统计，为服务调整与资源建设提供依据。及时汇总并反馈用户意见与建议。
7. 文献传递服务周期
7.1 服务周期的计算：以用户申请单的请求时间起计算，国家法定的节假日顺延，不计算在
服务周期之内。
7.2 服务周期：国家科学图书馆总、分馆、特色分馆应严格遵守以下服务承诺；
7.3 如确因特殊原因未在规定服务周期内发送文献，应及时与用户沟通并说明。
7.4各研究所成员馆应力争实现有关服务周期的各项规定，但服务周期不得超过“2个工作日”。
7.5 加急服务: 接到请求后立即进行处理，本馆馆藏不得超过1个工作日完成发送。
8.文献传递服务满足率
8.1 以研究所用户需求为服务目标，保证全院文献传递服务对研究所用户的总体满足率。
8.2 按照本规范5.4、5.5、5.6中的规定完成文献传递服务操作，最大限度的保证对研究所
用户的文献满足率。
8.3 及时向有关部门反馈联合目录中馆藏信息的错误数据，以避免误导用户、影响文献满足
率。
8.4 对馆藏文献的“借出”、“未到”、“缺页”“装订”等情况，主动会同有关部门采取措施，
进行催还、查到、补页、缩短装订周期等工作来保证文献传递的正常进行。
8.5 利用文献传递管理系统的“统计分析”功能定期进行本馆“文献传递满足率”统计，分
析影响本馆文献传递满足率的因素，并采取相应的措施，提高满足率。
9.文献传递服务收费标准
9.1 成员馆提供文献文献传递服务时，统一执行《中国科学院文献传递与馆际互借服务系
统收费标准》。
9.2 各成员馆不得在《中国科学院文献传递与馆际互借服务系统收费标准》规定范围之外加
收其他费用。
10．文献传递服务收费方法
10.1 中科院文献传递服务实行预收费方式。
10.2 成员馆付费方法: 以邮局汇款、支票、现金银行转账方式向服务中心交纳本馆预付款。
10.3个人（课题组）用户付费方法：按照各成员馆的有关规定向本所（馆）馆际互借员交
纳本人（组）预付款。
10.4 馆际互借员在收取个人（课题组）预付款后一个工作日内完成相应的读者财务账户添
加操作。
10.5 馆际互借员在文献传递管理系统进行“交款”、“退款”等操作的同时，应在系统中做
“财务摘要”。
10.6 馆际互借员应经常在文献传递管理系统中检查“本馆账户余额”，及时补充本所预付款。
11．文献传递服务结算
11.1 成员馆结算：各成员馆接到院文献传递与馆际互借服务中心的结算通知后，按照通知
要求和《中国科学院文献传递与馆际互借服务系统财务结算办法》及时与中心系统进行结算。
11.2 个人（课题组）用户结算：各成员馆根据本所情况制定《文献传递与馆际互借个人（课
题组）用户结算办法》并与本馆个人（课题组）用户进行结算。
12．查询/投诉处理
12.1 服务中心及各成员馆均有责任接受并记录来自成员馆及个人用户对服务结果的查询/
投诉，杜绝敷衍，做到文明服务。
12.2 及时处理各种查询/投诉，接到“未收到文献”的投诉后2小时之内应完成重新发送文
献的操作。
12.3 对于不属于本馆解决范畴、本馆无法解决的查询/投诉，应在接到查询/投诉后1小时
内转发到服务中心或相关成员馆。
13．知识产权保护与隐私保护
13.1 文献传递服务应严格遵守《中过科学院文献传递与馆际互借服务版权说明》与《中国
科学院文献传递与馆际互借服务隐私保护条款》。
13.2文献传递服务提供的少量文献复制件仅用于个人学习或者研究的目的，不能用于任何
商业目的。
13.3 成员馆依照判断，有关请求有超出"合理使用"的意图，涉及版权侵权，可以拒绝接
受满足该请求，处理为“其他”状态，或提交服务中心处理。
13.4 成员馆不得公开或透露读者注册资料、系统保存的文献传递与馆际互借请求以及处理
情况等非公开内容。
13.5 成员馆应确保为读者分配的用户名及密码的私密性。
13.6 各成员馆应遵守其他成员馆有关知识产权保护与隐私保护的规定。
14．文献传递系统/设备维护
14.1馆际互借员发现文献传递读者/管理系统出现故障应及时向服务中心反馈解决。
14.2 馆际互借员发现网络、Ariel软件及邮件系统出现故障及时联系本所网管及服务中心
解决。
14.3 馆际互借员发现扫描仪出现故障及时联系供应商。
15.成员馆联系信息维护
15.1 成员馆信息如有变动，请及时在文献传递管理系统“参数管理”中进行修改并以电子
邮件方式通知服务中心。
15.2 成员馆需更换系统管理员时，请以电子邮件方式通知服务中心进行更改。
15.3 成员馆需要更换操作员时，请在文献传递管理系统“参数管理”中进行删除与修改。
15.4 成员馆系统管理员联系信息变更时，请及时在文献传递管理系统“操作管理员设置”
中进行修改并以电子邮件方式通知服务中心。
16．暂停服务
16.1 国家法定节假日不暂停服务，服务周期顺延。
16.2成员馆如遇特殊情况需要暂停服务时，应提前在 “文献传递管理系统-参数管理”中
向中心系统提交公告进行审批。审批通过后可暂停服务并在“文献传递管理系统-参数管理”
中进行“暂停服务”操作。
16.3 国科图总馆、分馆、特色分馆原则上不允许暂停服务，有特殊情况请以电子邮件方式提交服务中心审批 。
17、文献传递服务推广与培训
17.1 公告服务细则：利用图书馆主页、告示栏、电子邮件等形式公告本单位开展文献传递
服务的方式和有关服务细则，包括服务内容、服务方式、服务费用、服务周期、版权规定等。
17.2 用户培训：培训和引导用户正确使用各种检索性目录和文献传递服务，及时向用户推
广与文献传递相关的各种服务。
本规范从颁布之日起在中科院文献传递与馆际互借服务系统内实行。
